SYARAT & KETENTUAN (TERMS & CONDITIONS)

Paket READY – Implementasi Odoo 19 Enterprise (Server Odoo Online)

PT Ctech ERP Indonesia

Dengan melakukan pembayaran atau menyelesaikan transaksi pembelian Paket READY di website resmi PT Ctech ERP Indonesia, Pelanggan dinyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh syarat, ketentuan, serta ruang lingkup penugasan yang diuraikan dalam dokumen ini dan dokumen Terms of Reference (ToR) Paket READY yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan.

PASAL 1 :  KETENTUAN HARGA PROMO DAN KUOTA TERBATAS

  1. Harga Khusus: Harga Rp 26.800.000 (Dua Puluh Enam Juta Delapan Ratus Ribu Rupiah) adalah harga khusus Grand Opening yang hanya berlaku untuk 5 (lima) Pembeli Pertama.
  2. Penentuan Kuota: Kuota 5 pembeli pertama dihitung berdasarkan urutan pembayaran lunas yang berhasil dikonfirmasi oleh sistem/administrasi PT Ctech ERP Indonesia. Pembayaran yang masuk setelah kuota ke-5 terisi akan secara otomatis diberlakukan harga normal.
  3. Harga Normal: Setelah kuota 5 pembeli pertama terpenuhi, harga Paket READY otomatis kembali ke harga normal yaitu Rp 28.800.000 (Dua Puluh Delapan Juta Delapan Ratus Ribu Rupiah).

PASAL 2: KETENTUAN LISENSI & SERVER ODOO ONLINE

  1. Periode Pertama (Tahun ke-1): Biaya Server Odoo Online (Cloud Hosting + Infrastruktur) dan 1 (satu) User License Odoo 19 Enterprise untuk periode 1 (satu) tahun pertama sudah TERMASUK dalam harga paket. Server akan aktif dan dapat diakses oleh Pelanggan setelah verifikasi pembayaran dan penerimaan master data.
  2. Periode Kedua (Tahun ke-2 dan seterusnya): Server Odoo Online dan Lisensi Enterprise adalah produk berlangganan tahunan (annual subscription). Mulai tahun ke-2, Pelanggan wajib melakukan perpanjangan (renewal) dengan membayar biaya tahunan yang akan diinformasikan oleh PT Odoo Software Indonesia sebelum masa berlaku tahun pertama berakhir.
  3. Konsekuensi Tidak Perpanjang: Apabila Pelanggan tidak melakukan perpanjangan hingga batas waktu yang ditentukan, akses ke Server Odoo Online dan fitur Enterprise akan dinonaktifkan secara otomatis oleh sistem. Data pelanggan tetap aman dan dapat diekspor (dalam format CSV/Excel) selama masa tenggang, namun PT Ctech ERP Indonesia tidak bertanggung jawab atas kehilangan akses operasional akibat kelalaian perpanjangan. Jika diluar masa tenggang, maka data pelanggan akan hangus.

PASAL 3: KETENTUAN AWAL IMPLEMENTASI (START PROJECT)

Masa implementasi secara formal dinyatakan DIMULAI setelah 3 (tiga) syarat berikut terpenuhi secara kumulatif (seluruhnya):

  1. Pelanggan telah melakukan pembayaran lunas 100% (telah terverifikasi di rekening PT Ctech ERP Indonesia).
  2. Pelanggan telah menunjuk dan mengkonfirmasi PIC (Person in Charge) yang akan menjadi jembatan komunikasi resmi selama proyek berjalan (minimal 1 orang).
  3. Pelanggan telah mengirimkan Master Data yang telah diisi lengkap dan valid sesuai format yang diberikan.

PASAL 4: DURASI IMPLEMENTASI & MANAJEMEN WAKTU (KRITIS)

  1. Durasi Pengerjaan: Durasi implementasi adalah 30 (tiga puluh) hari kalender, terhitung sejak verifikasi poin 3 (Start Project) di atas.
  2. Tanggung Jawab atas Waktu (Running Clock): Jangka waktu 30 hari tersebut TETAP BERJALAN dan tidak dapat diperpanjang meskipun PIC dari pihak Pelanggan tidak merespon, tidak hadir dalam sesi training yang dijadwalkan, menunda pengiriman data revisi, atau memberikan data yang tidak sesuai format.
  3. Keterlambatan yang Disengaja: Apabila proyek tidak mencapai Go-Live dalam 30 hari karena faktor kelalaian atau ketidak kooperatifan pihak Pelanggan, maka PT Ctech ERP Indonesia berhak menyatakan proyek selesai sesuai jadwal dan menandatangani Berita Acara Serah Terima sepihak, dan kewajiban pendampingan tambahan akan dikenakan biaya harian sebesar Rp 1.500.000 (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) per hari atau berdasarkan kesepakatan tertulis baru.

PASAL 5: KETENTUAN CHANGE REQUEST (PERMINTAAN PERUBAHAN) & DAMPAKNYA TERHADAP JADWAL

5.1. Definisi dan Mekanisme Pengajuan

Tipe 1:

  1. Ruang lingkup Change Request hanya diakomodir di odoo online, dan odoo studio.
  2. Change Request (CR) didefinisikan sebagai setiap permintaan pekerjaan, pembuatan laporan khusus, yang tidak tercantum dalam ruang lingkup ToR Paket READY. Tidak termasuk penambahan kustomisasi kode, dan perubahan view/form.
  3. CR hanya sah secara hukum apabila diajukan secara tertulis melalui surat elektronik (email) resmi dari PIC Klien kepada PT Ctech ERP Indonesia, dan telah mendapatkan persetujuan tertulis serta konfirmasi biaya dari PT Ctech ERP Indonesia. Permintaan verbal melalui WhatsApp/telepon tidak mengikat dan tidak akan dikerjakan.

Tipe 2:

  1. Klausal Tipe 2 akan melakukan perhitungan terlebih dahulu, sesuai dengan kebutuhan CR.

5.2. Dampak Change Request terhadap Durasi 30 Hari (Kebijakan Paralel)

  1. Prinsip Dasar: Pengerjaan Change Request (CR) adalah proyek terpisah (di luar cakupan Paket READY).
  2. Jadwal Tetap Berjalan: Dengan menyetujui CR, Klien menyatakan tidak keberatan dan melepaskan haknya untuk menuntut keterlambatan (wanprestasi) atas penyelesaian Paket READY Standar selama 30 hari, dengan syarat konfigurasi standar (SIAP Module + Website) telah mencapai status "Fungsional Penuh" sesuai Acceptance Criteria.
  3. Prioritas Pengerjaan: Tim PT Ctech ERP Indonesia akan memprioritaskan penyelesaian Paket READY Standar hingga mencapai tahap Go-Live. Pengerjaan CR baru akan dimulai secara paralel jika waktu memungkinkan, atau setelah Berita Acara Serah Terima (BAST) Paket READY Standar ditandatangani.

5.3. Penangguhan Waktu (Tolling) karena Change Request

Jika Klien bersikukuh agar CR dikerjakan sebelum BAST Standar ditandatangani, dan pengerjaan CR tersebut secara objektif memakan waktu lebih dari 2 (dua) hari kerja, maka:

  1. Durasi 30 (tiga puluh) hari kalender untuk Paket READY akan ditangguhkan (Tolling) atau ditambah (extension) sesuai dengan jumlah hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan CR tersebut.
  2. Penambahan waktu ini akan dihitung secara proporsional dan dituangkan dalam Surat Perpanjangan Waktu (Addendum Schedule) yang ditandatangani oleh kedua belah pihak sebelum CR dikerjakan.

5.4. Pembayaran Change Request

  1. Biaya CR bersifat di muka (100%) dan harus dilunasi sebelum tim teknis mengerjakan permintaan tersebut.
  2. Kegagalan Klien dalam membayar biaya CR akan mengakibatkan CR tersebut batal demi hukum dan tidak mempengaruhi kelanjutan proses BAST Paket READY Standar.

PASAL 6: HAK DAN KEWAJIBAN PARA PIHAK

  1. Kewajiban PT Ctech ERP Indonesia:
    1. Menyediakan Server Odoo Online dan sistem Odoo 19 Enterprise sesuai paket.
    2. Melakukan konfigurasi standar dan asistensi implementasi selama periode 30 hari.
    3. Memberikan jadwal training 11 Jam (dilaksanakan secara online via Zoom/Google Meet).
    4. Memberikan pendampingan support selama 1 bulan pasca Go-Live via WhatsApp Group Exclusive.
  3. Kewajiban Pelanggan (User):
    1. Menyediakan dan mengisi Template Master Data (Produk, Customer, Vendor, Saldo Awal) dengan akurat, lengkap, dan rapi. PT Ctech berhak menolak data yang tidak sesuai format.
    2. Memastikan PIC hadir dan aktif dalam setiap sesi koordinasi, konfigurasi, dan training.
    3. Menyediakan koneksi internet yang stabil dan perangkat yang memadai untuk akses sistem dan training online.

PASAL 7: KETENTUAN PELATIHAN (TRAINING) & DUKUNGAN (SUPPORT)

  1. Penjadwalan Training: Training 11 Jam akan dijadwalkan oleh tim Ctech dan wajib diikuti oleh PIC serta staf pengguna yang ditunjuk.
  2. Ketidakhadiran: Jika Pelanggan membatalkan atau tidak hadir pada sesi training yang telah dijadwalkan tanpa pemberitahuan minimal H-3 sebelum jadwal, maka sesi tersebut dianggap hangus dan tidak akan dijadwalkan ulang secara gratis (akan dikenakan biaya tambahan untuk penjadwalan ulang).
  3. Jika pemberitahuan tidak dilakukan h-3, dan tidak bisa reschedule, maka akan dikenakan biaya tambahan jika ingin melakukan training di luar kesepakatan sebesar Rp 8,000,000,-
  4. Support 1 Bulan: Support pasca Go-Live diberikan melalui WhatsApp Group pada jam kerja (Senin-Jumat, 09.00 - 17.00 WIB) dengan target respons maksimal 1x24 jam.

PASAL 8: KRITERIA SERAH TERIMA (BAST) & PEMISAHAN DENGAN CHANGE REQUEST

8.1. BAST untuk Paket READY Standar

Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk Paket READY Standar dinyatakan sah dan mengikat apabila seluruh kriteria berikut terpenuhi, terlepas dari ada atau tidaknya Change Request yang sedang atau belum dikerjakan:

  1. 4 Modul Core (Sales, Inventory, Accounting, Purchase) telah dikonfigurasi.
  2. Website dasar (Home, About Us, Contact Us, Katalog Produk) telah terbit.
  3. Master data telah berhasil diimpor dan divalidasi bersama Klien.
  4. Pelatihan (Training) 11 Jam telah dilaksanakan.
  5. Sistem telah digunakan untuk mencatat minimal 1 (satu) siklus transaksi riil (SO → Delivery → Invoice).

8.2. Klarifikasi Perubahan (Change Request)

  1. BAST Paket READY Standar TIDAK DAPAT DITAHAN (HOLD) oleh Klien dengan alasan adanya Change Request yang belum selesai.
  2. Dengan menandatangani BAST Paket READY Standar, Klien menyatakan bahwa kewajiban PT Ctech ERP Indonesia atas paket dasar telah lunas dan memenuhi standar kualitas yang disepakati, meskipun ada permintaan tambahan (CR) yang sedang dalam proses pengerjaan terpisah.

8.3. Sanksi atas Penahanan BAST Secara Sepihak

Apabila Klien menolak menandatangani BAST padahal seluruh kriteria di atas telah terpenuhi, dengan dalih menunggu penyelesaian Change Request, maka:

  1. PT Ctech ERP Indonesia berhak menerbitkan BAST Sepihak yang secara hukum dianggap sah sebagai tanda serah terima.
  2. Mulai saat itu, kewajiban support 1 bulan dan garansi atas paket READY tetap berjalan, sedangkan pengerjaan Change Request akan dianggap sebagai proyek konsultasi baru yang terpisah dan dapat dikenakan biaya harian tambahan.

PASAL 9: KERAHASIAAN DAN PERLINDUNGAN DATA PRIBADI (UU PDP)

  1. PT Ctech ERP Indonesia berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan semua data Pelanggan (data produk, keuangan, data customer, dan data pribadi PIC).
  2. Data Pelanggan hanya akan digunakan untuk tujuan implementasi sistem dan tidak akan dijual, disewakan, atau dibagikan kepada pihak ketiga mana pun tanpa izin tertulis dari Pelanggan, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia (termasuk UU No. 27 Tahun 2022 tentang PDP).
  3. Kepemilikan data (data ownership) sepenuhnya berada di tangan Pelanggan. PT Ctech hanya bertindak sebagai data processor.

PASAL 10: KEBIJAKAN PEMBATALAN & PENGEMBALIAN DANA (REFUND POLICY)

  1. Masa Pembatalan (Cooling Off): Pelanggan berhak membatalkan pesanan hanya sebelum Template Master Data dikirimkan oleh tim Ctech kepada client. Jika dibatalkan di tahap ini, dana akan dikembalikan setelah dipotong biaya administrasi pemrosesan sebesar Rp 500.000 (Lima Ratus Ribu Rupiah).
  2. TIDAK DAPAT DIREFUND (NON-REFUNDABLE): Pengembalian dana TIDAK DAPAT DILAKUKAN sama sekali apabila telah memenuhi salah satu tahap berikut:
    1. Pelanggan telah menerima Link Akses Server Odoo Online dan Template Master Data (baik sudah diisi maupun belum).
    2. Proyek telah memasuki tahap konfigurasi, migrasi data, atau pelaksanaan training.
    3. Pelanggan mengundurkan diri sepihak di tengah proses berjalan tanpa adanya wanprestasi berat dari pihak PT Ctech ERP Indonesia.
  4. Penangguhan Layanan: PT Ctech ERP Indonesia berhak menangguhkan seluruh proses implementasi jika Pelanggan tidak kooperatif (tidak merespon komunikasi lebih dari 5 (lima) hari kerja) tanpa konfirmasi tertulis. Penangguhan ini tidak memperpanjang durasi 30 hari.

PASAL 11: FORCE MAJEURE & PENYELESAIAN PERSELISIHAN

  • Force Majeure: Kedua belah pihak dibebaskan dari kewajiban atau jangka waktu yang ditentukan apabila terjadi kejadian di luar kemampuan manusia (force majeure) seperti bencana alam, perang, pemadaman listrik berskala nasional, atau gangguan infrastruktur internet/Server Odoo Online yang disebabkan oleh Odoo SA secara global.
  • Musyawarah: Segala perselisihan yang timbul dari pelaksanaan Syarat & Ketentuan ini akan diutamakan untuk diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat antara pihak PT Ctech ERP Indonesia dan Pelanggan.
  • Domisili Hukum: Jika musyawarah tidak mencapai kesepakatan, maka para pihak sepakat untuk menyelesaikannya melalui Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, sesuai dengan hukum yang berlaku di Negara Republik Indonesia.